10 måder at skabe psykologisk tryghed
Som jeg ser det, er der to forskellige tilgange til, hvordan man kan fremme psykologisk tryghed i teams. Én tilgang er at arbejde med adfærd, især ledelsesadfærd, og en anden tilgang er at hacke strukturerne omkring sig.
I det følgende vil jeg introducere dig til fem adfærdsmæssige og fem strukturelle måder at skabe psykologisk tryghed i dit team.
Adfærd, der skaber psykologisk tryghed:
1. Vær modig nok til at være sårbar og fejlbarlig
Vis dine kolleger, at det er OK at begå fejl ved at vise sårbarhed og direkthed. Når du kommunikerer, at ingen er perfekt, kan du være med til at fremskynde en ny kultur i dit team, hvor det at lave fejl er værdsat og bliver anset for at skabe mere mod og innovation. At vise fejlbarlighed har også en positiv effekt på interpersonel empati.
2. Vær nysgerrig og ydmyg
Hav et åbent mindset, og vær nysgerrig. Et godt team består af medlemmer, som er ydmyge over for de udfordringer, der ligger forude, og som er nysgerrige efter, hvad andre bidrager med. Situationsmæssig ydmyghed kombineret med nysgerrighed skaber en følelse af psykologisk tryghed, som giver dig mod til at tage risici med fremmede.
3. Reagér produktivt, og tilgiv fejl
Det er OK at blive skuffet som leder, men skuffelsen må aldrig blive så udtalt, at du ikke kan hjælpe dit teammedlem med at komme tilbage på sporet og løse den foreliggende udfordring. Ingen bryder sig om at lave fejl, og det sidste, vi har behov for, er en leder, der fortæller os, at det er slemt, at vi lavede fejl. Vi har brug for hjælp til at finde ud af, hvordan man kommer tilbage på sporet. Hvis samme fejl begås gentagne gange, er vi forpligtet til at hjælpe med at løse problemet og udfordringen (Edmondson & Nickisch, 2019). Derudover er der ikke noget, der dræber psykologisk tryghed hurtigere, end en negativ reaktion på en fejl. Fokusér i stedet på det positive: En fejl blev opdaget, den kan fikses, og man kan lære noget af oplevelsen. Frem for alt beskytter et psykologisk trygt miljø medarbejderne fra at frygte at begå fejl.
4. Bed om og giv feedback
Bed om feedback på, hvordan du leverede beskeden. Det afvæbner din modstander, fremhæver blinde punkter i kommunikationen og sætter et eksempel for fejlbarlighed, som igen øger tilliden (Delizonna, 2017). At bede om feedback har ikke noget med hierarki at gøre. Hvis seniormedarbejdere, ledere eller erfarne kolleger er villige til at lære og er nysgerrige i forhold til deres egen fremtoning, vil det have en effekt på organisationskulturen. Giv feedback, når du kan, og når du gør det, så vær specifik, konstruktiv og anerkendende, men husk, at lige meget hvor konstruktiv du tror, du er, så kan feedback udløse forsvarsmekanismer hos modtageren, hvilket gør dem mindre modtagelige for nye idéer. Adskil feedback fra evaluering, hvor du kan, gør din feedback tydeligt fokuseret på udvikling og problemløsning, og evaluér performance separat.
5. Vær åben for spørgsmål, tvivl og dårlige nyheder
Udbed dig spørgsmål og meninger, og vær proaktiv i forhold til at efterspørge input. Når du spørger om dine medarbejderes meninger i en gruppekontekst, vil de ikke kun føle sig mere involverede og ansvarlige, men også at de har nok indflydelse til at innovere (Slack, 2019). Ledere bør udvise anerkendelse, når medarbejdere udtrykker deres mening om en urealistisk tidshorisont eller beder om afklaring på et projekt. Tak dem for, at de udtrykker deres bekymringer, og hjælp dem derefter med at beslutte, hvad næste skridt er (Slack, 2019). Endelig skal ledere reagere på både gode og dårlige nyheder med anerkendelse. Ovennævnte praksisser hjælper med at opbygge og styrke en psykologisk tryg kultur.
Strukturer og designs, der skaber psykologisk tryghed:
6. Sæt scenen
At opbygge en psykologisk tryg kultur begynder med at være åben og tydelig om de mange udfordringer, der ligger forude. Amy Edmondson kalder dette at sætte scenen. De fleste virksomheder opererer i dag i komplekse og usikre miljøer. De står over for konstante risici og trusler, som de skal forholde sig til. Det virker måske mærkeligt at argumentere for, at ledere skal fremhæve sådanne risici og trusler, men ved at gøre det skabes forudsætningerne for, at den enkelte medarbejder kan se en værdi og vigtighed i at udtrykke sin mening. Det hjælper folk til at forstå, at deres input er afgørende for virksomhedens evne til fortsat at lære og udvikle sig – som er en nødvendighed for at fortsætte med at være relevant. Ledere skal sikre sig, at folk ved, at de opererer i komplekse videnintensive virksomheder, som kræver vigtigt input fra medarbejderne og intelligent risikotagning (Edmondson, 2018).
7. Turtagning i samtale
Tom Carmazzi, CEO i produktionsvirksomheden Tuthill i USA, bruger indekskort til at skabe tryghed i møder. Alle mødedeltagere skriver noget ned på et kort, som de gerne vil dele. Dette giver alle en chance for at dele deres meninger og mål samt giver medarbejderne mulighed for at stille afklarende, ikkeledende spørgsmål for at få mere indsigt (Slack, 2019). Ved at strukturere turtagning på denne måde kan man kontrollere, at alle giver deres input til et givent emne. I Googles studie blev det bemærket, at teammedlemmerne i effektive teams talte proportionelt lige lang tid. Hvis kun én person eller en mindre gruppe taler hele tiden, vil den kollektive intelligens falde (Duhigg, 2016).
8. Feedback-sessioner og at give medarbejdere en stemme
Arrangér møder og sessioner, som er designet til at gøre det nemmere for teamet at give hinanden ærlig feedback (Edmondson & Nickisch, 2019). Skab kanaler for medarbejderne, så de kan kommunikere opad i organisationen. Tilskynd til samtale og feedback. Ved at kommunikere opad i organisationen kan medarbejderne hjælpe med at udfordre status quo og identificere problemer eller muligheder for forbedringer (Attfield, 2019).
9. Empatitræning – storytelling
Skab sessioner, hvor hvert medlem af teamet deler en historie med de andre teammedlemmer for at øge niveauet af interpersonel empati. Storytelling er en god metode til det formål. Ved at dele personlige historier støtter man tilblivelsen af et miljø og en kultur, hvor medarbejderne kan være 100% sig selv på arbejdet. Ingen har lyst til at efterlade deres sande jeg derhjemme. At skabe bånd til ens kolleger er vigtigt, og det at fortælle og dele historier med teammedlemmer kan hjælpe med at kultivere de bånd.
10. Lav prototyper, test og evaluér
Arrangér sessioner, hvor medarbejdere og ledere arbejder med prototyper på den type adfærd, som de gerne ser sig selv og andre praktisere. Test dem i det virkelig liv, og brug forskellige formater til at evaluere, hvordan de virker. Er der noget, der hindrer vores tilsigtede adfærd? Kan vi hacke “noget“ og på en mere vellykket måde implementere tilsigtede typer af adfærd og sociale praksisser?