Article
Published
21 September 2019
Ethvert projekt og enhver udvikling starter med kommunikation. Formål, proces og kompetencer. For slet ikke at tale om selve implementeringen. Der er kommunikation i alt. Kommunikation inspirerer og skaber retning, og erfaring viser, at jo mere kompliceret projektet er, jo større er behovet for forandringskommunikation.
Tænk blot på it-projekter. Ofte udviklet af ret få mennesker med en særlig teknisk indsigt og med større eller mindre konsekvens for en hel organisation/virksomhed. Implikationerne er betydelige, og effekten udebliver ofte. Hvorfor?
I 2016 indledte Implement og Oxford University et samarbejde med det formål at kortlægge større it-projekter. Et akademisk samarbejde for at kunne beskrive og finde de fællesnævnere for succes og fiasko, der går igen – og igen – i ethvert projekt. I hele Europa.
Baggrunden for Oxford-undersøgelsen:
- Data fra mere end 150 it-projekter
- Flere end 1.800 akademiske artikler om forandring indsamlet og analyseret
- Mere end 200 interviews gennemført
- Analyse baseret på mere end 9.000 data points
- Workshops med mere end 250 it-projektleder
Arbejdet tog afsæt i de kendte myter og teorier om forandring og behandlede derfor de syv velkendte elementer til at skabe forandring med effekt. Der skal være en struktureret tilgang til forandring, et behov for tydeligt formål for forandringen, ledelsen skal tage ejerskab af projektet, væsentligt at opbygge tillid, tidlig involvering af brugerne, effektiv og relevant kommunikation skal etableres, og træningen skal være agil og effektiv.
Mød de store navne inden for forandringsledelse.
Tre år og 150 it-projekter senere står forskningens resultater tydeligt frem. De syv tidligere opremsede elementer i at styre en succesfuld forandring blev i undersøgelsen alle undersøgt, dels for betydning og relevans, dels målt relativt i effekt i forhold til hinanden. Og resultatet var overraskende
Alle syv teorier er relateret til forandringens effekt og succes, men tre skiller sig statistisk ud fra de andre.
Afsættet for denne artikel er forandringskommunikation, og vi vil derfor undlade at kommentere yderligere på undersøgelsens to andre fokusområder: ledelsens ejerskab og evnen til at opbygge tillid for at sikre succes.
Undersøgelsen besvarer tre afgørende spørgsmål vedrørende kommunikation:
- Hvad er effektiv kommunikation?
- Hvordan kommer vi i dialog med slutbrugerne?
- Hvem skal være den primære afsender af kommunikationen?
Overordnet kan man fastslå, at effektiv kommunikation følger it-projektets plan, er dialogorienteret og målrettet slutbrugerne. Det lyder simpelt, men i praksis er det ret kompliceret. For eksempel viser undersøgelsen, at brugerfora og feedbacksessioner er den mest effektive kommunikationsform, mens løbende brugerundersøgelser og møder er den mindst effektive.
Videre giver undersøgelsen svar på, hvilken afsendergruppe slutbrugerne umiddelbart har mest tillid til, og her er svaret entydigt: Det er ikke topledelsen.
De to i særklasse mest tillidsvækkende og mest effektive afsendergrupper er den direkte ledelse, altså den leder, der er tættest på den enkelte slutbruger/medarbejder, og de kommunikationsfolk, der arbejder med projektets kommunikation. Og her er et af undersøgelsens største dilemmaer, da langt fra alle af de 150 it-projekter, der var en del af undersøgelsen, rent faktisk havde afsat ressourcer til projektkommunikation. Konklusionerne fra Oxford-undersøgelsen er helt nye og vil utvivlsomt få stor betydning for fokus for prioriteringen i fremtidige it-projekter og teorierne og myterne bag change management.
Det arbejder vi allerede med hos Implement, og spørgsmålet er, om resultaterne af undersøgelsen kan videreføres til andre projekter, der ikke har it som omdrejningspunkt?
Hos Implement er vi af den overbevisning, at de kendte change management-teorier fortsat gælder, ikke kun inden for it-projekter, men inden for alle projektkategorier. At Oxford-undersøgelsen fremhæver forandringskommunikation som et af de tre afgørende elementer, er kun en glædelig oplysning for alle kommunikatører, der ikke kun arbejder med intern kommunikation, men har fokus på projektkommunikation. Begavet forandringskommunikation kan ændre (næsten) alt. Også effekten i it-projekter.