Article

Gevinst­realisering står stærkt

- i statens nye it-projektmodel

Author

Den opdaterede statslige it-projektmodel er online – og der er meget nyt. I mine øjne er noget af det mest spændende måden, som den nye model understøtter gevinstrealisering. 

For at få statens projektmodel opdateret, har et konsulentteam fra Implement arbejdet tæt sammen med Ministeriernes projektkontor. Projektkontorets ambition var, at der skulle ske et kvantespring i fokus på gevinstrealisering i forhold til tidligere. It-projekterne skulle tage udgangspunkt i de ønskede gevinster – og mindre i den specifikke tekniske løsning – og gevinstfokus skulle tydeligt præge de forskellige skabeloner og vejledninger.

Er ambitionen for den nye statslige it-projektmodel lykkedes?

Jeg siger ja. Men i stedet for blot at tage mit ord for pålydende vil jeg anbefale dig at læse mere om den nye tilgang og de nye elementer i modellen.

Gevinstrealiseringens sorte hul

Statens it-projekter (og faktisk også i projekter generelt) har traditionelt set haft godt fat i ”enderne” af projekterne, dvs. projektformålet og de tekniske leverancer. Tilsvarende har projekternes styring og opfølgning også primært haft fokus på leveranceproduktionen i henhold til projektets tidsplan samt eventuelt omkostninger i forhold til budget.

Derimod har gevinstrealiseringen været meget sparsomt beskrevet. Ofte har genvinstrealisering slet ikke været genstand for styring i projektperioden, og vi kan derfor med god ret omtale forandringsdelen og gevinstrealiseringen i projektet som en ”black box”: ”Gevinstrealiseringens sorte hul” (se figur 1).

 

Ofte har genvinstrealisering slet ikke været genstand for styring i projektperioden

Vi har med andre ord ofte defineret og produceret en lang række leverancer ud fra projektets formål – nogle gange med et godt resultatet, men langt fra altid – netop fordi vi ikke har haft fokus på, om disse leverancer rent faktisk understøttede de forventede gevinster.

Den opdaterede statens it-projektmodel sætter spotlight på gevinstrealiseringens sorte hul, og fokus på gevinstrealisering er blevet en central del, både når projektet skal scopes, planlægges, styres og leveres.

Det værktøj, vi skal bruge til at sætte spotlight på gevinstrealisering, er gevinstdiagrammet, som har fået nye elementer.

Figuren herunde rviser gevinstrealiseringsprocessen, som vi skal have etableret for at nå i mål med gevinstrealisering i de statslige it-projekter.

Figur 1: Gevinstdiagrammet viser os vejen til forandring.

Gevinstdiagrammet viser os vejen til forandring

Når vi skal sikre gevinstrealiseringen fra projektet, folder vi gevinstrealiseringsprocessen fra figur 1 ud på hele projektet og får dermed gevinstdiagrammet.

Vi etablerer allerede gevinstdiagrammet i projektets analysefase. Det gør vi for sikre, at projektledelsen har et klart fælles billede af, hvordan projektets leverancer bidrager til gevinsterne igennem adfærdsændringer i modtagerorganisationen.

Figur 2 viser et eksempel på et generisk gevinstdiagram.

Figur 2: Eksempel på gevinstdiagram fra ”Vejledning til Gevinstrealisering”, statens it-projektmodel.

Gevinstdiagrammet sætter en tyk streg under, at det ikke er leverancerne, der giver gevinsterne. Det er de nye kompetencer og den nye adfærd, som leverancerne muliggør, og som projektledelsen og modtagerorganisationen skal skubbe på gennem forandringsledelse.

Gevinstdiagrammet kan ses som en slags tidslinje, hvor forudsætningerne for gevinsterne først er leverancerne, så kompetencerne og så adfærdsændringen. Derfor kaldes de nye kompetencer og den nye adfærd også for ”tidlige indikatorer for gevinstrealisering”.

Disse tidlige indikatorer kommer nu til at spille en nøglerolle i styringen og opfølgningen på projekterne igennem en gevinstrealiseringsplan.

Gevinstrealiseringsplanen supplerer projektplanen

Som nævnt tidligere har projektstyring traditionelt set oftest haft fokus på, om projektet når sine leverancemilepæle – altså om vi får fremstillet vores produkter i henhold til projektplanen.

I den opdaterede statens it-projektmodel bliver projektplanen nu suppleret med en gevinstrealiseringsplan, hvor der allerede i projektperioden aktivt bliver fulgt op på gevinster. En klassisk barriere for en sådan opfølgning er, at der i mange projekter kan gå et godt stykke tid, fra leverancerne er implementeret, til at det rent faktisk måles, om vi har opnået gevinsterne. Derfor har gevinster traditionelt set været noget, som man måske talte om i projektet, men som det var op til forretningen at tage sig af, når projektet havde implementeret leverancerne.

Løsningen er, at projekterne bruger gevinstdiagrammet til at identificere de tidlige indikatorer for gevinster i form af nye kompetencer og ny adfærd hos brugere og modtagere. Man kan sige, at de traditionelle ”leverancemilepæle” i projektplanen bliver suppleret af forpligtende ”gevinstmilepæle” i gevinstrealiseringsplanen.

Gevinstmilepælene er prædefinerede målepunkter, hvor projektet følger op på, fx om de kommende brugere har opnået de påkrævede kompetencer til at tage nye systemer i brug. Eller i de tilfælde, hvor dele af nye systemer er sat i drift, kan projektet undersøge og dokumentere, hvor mange af brugerne der rent faktisk benytter de nye funktionaliteter i systemet.

Ambitionen er, at gøre op med, at gevinster er noget, der sker, når projektet er færdigt

Gevinstrealiseringsplanen bliver et fælles styringsdokument, hvor både projektet og modtagerorganisationen følger op på, at projektet rent faktisk leverer de ønskede forandringer – og ikke bare leverer nye it-systemer. Gevinstrealiseringsplanen følger logikken fra gevinstdiagrammet ved at følge op på først nye kompetencer, så ny adfærd og til sidst de egentlige gevinster. Og ambitionen er, at alle projekter skal identificere og følge op på tidlige indikatorer allerede i projektets levetid og således gøre op med traditionen for, at gevinster er ”noget, der sker, når projektet er færdigt.”

Gevinstfokus skal læres

Gevinstfokus i projekterne kræver både nye kompetencer, en ny mentalitet og en ny måde at arbejde sammen på for ledere og projektledere i ministerier og styrelser.

For at hjælpe forandringen på vej har Ministeriernes projektkontor lavet en vejledning til gevinstrealisering, hvor it-projektledere kan finde forklaringer på begreberne og værktøjerne til gevinstrealisering. Og for at gøre det så enkelt som muligt at komme i gang er der også lavet en detaljeret procesguide, der giver inspiration til det konkrete hverdagsarbejde med gevinster i projektet.

Afrunding

I Implement er vi stolte af og glade for at have bidraget til Ministeriernes projektkontors arbejde med at opdatere projektmodellen – og vi er sikre på, at det nye gevinstfokus i modellen er en genvej til, at statslige it-projekter kan realisere langt flere af de ønskede gevinster.

Du kan finde mere om statens it-projektmodel på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside