Article

Inkluderende hybridmøder

Seks gode råd til, hvordan du faciliterer møder, der foregår virtuelt og fysisk samtidig

Udgivet

Juni 2021

(Oprindeligt bragt som nyhed hos MR under DI)

Artikel på engelsk

Author

Henrik Horn Andersen

Artiklen er oprindeligt bragt som nyhed hos MR under DI. Læs artiklen hos DI her. 

Hvordan faciliterer du inkluderende møder, der foregår virtuelt og fysisk samtidig? Få seks gode råd til, hvordan du designer effektive hybridmøder, der skaber værdi for din organisation og dine deltagere.

Du genkender helt sikkert dette mødescenarie.

Du sidder derhjemme, arbejder effektivt og tjekker ind i rækken af virtuelle møder. Det går godt, men så kommer mødet, hvor fem kolleger sidder sammen i mødelokalet på kontoret, og du selv og en anden fra teamet logger ind på Teams hjemmefra.

Der bliver snakket hen over bordet, du kan ikke se deres ansigter, og alle i mødelokalet har ansigtet mod hinanden og dermed siden til dig.

Følelsen af at være andenrangsdeltager i mødet og i teamet er slående, både visuelt og emotionelt. Denne type af møder ender for de fleste med en følelse af at have spildt tiden og ikke at have gjort en forskel, og måske føler de sig endda en lille smule mindre værdsat og ikke vigtig i teamet.

Det går selvfølgelig ikke, for det er en mødetype, som er i vækst pga. vores nye måder at arbejde på, i takt med at medarbejderne vender tilbage på arbejdspladsen.

Gentænk dine møder

Det hybride møde kan nemt blive kamppladsen mellem fleksibilitet og inklusion, mellem teamspirit og egne behov. Det nemme svar er at få alle folk tilbage på kontoret, så du slipper for den type møder, men så misser du chancen for at skabe fleksibilitet og tilpasning til den enkelte medarbejders situation.

Svaret er derfor i langt højere grad at gentænke disse møder, designe dem på en anden måde og skabe højere kvalitet i dem.

Første skridt er at tale om det. Alle vil gerne have bedre møder og slippe for at spilde tiden, så vær ikke bekymret for at tage en snak i teamet om, hvordan I skaber bedre møder, der er mere inkluderende og mere effektfulde.

Næste skridt handler om at bruge lidt mere tid på at designe og gennemtænke mødet, og hvis det er et møde, der gentages, er investeringen hurtigt tjent hjem.

Seks gode råd til hybridmøder

Her er seks tips til facilitering af hybride møder.

  1. Afklar formålet: Er formålet med dit møde teambuilding og relationsskabelse, så er hybride møder nok ikke svaret. Er det derimod videndeling, statusmøder osv., er det nok mere svaret. Formålet er med til at stille skarpt på, hvem der bør deltage, og hvordan formen for deltagelse skal være for at nå formålet.
  2. Forventningsafstem deltagelsesformen: Kan dine deltagere tage mødet fra bilen eller uden kamera, eller er det nødvendigt at sidde ved en computer for at kunne bidrage? Vær tydelig i din invitation og i starten af mødet, ift. hvordan du forventer, at deltagerne er koblet på mødet. Det er dit møde, så tag ansvar for det, allerede inden det starter.
  3. 1 person – 1 device: Planlæg processen, så du inkluderer alle deltagerne. Det kræver, at du sikrer dig, at alle sidder med deres egen enhed, inklusive dem, der befinder sig i det fysiske rum. Det gør det nemmere at se hinandens ansigter og bidrage aktivt i chatten eller på kollaborative platforme. I praksis bør du også håndtere lyden, så alle i rummet er muted, og en har koblet en højtaler til sin computer. På den måde fungerer lyden bedst, og samtalen flyder mest naturligt.
  4. Remote facilitator: Det kan være en idé at få en af deltagerne, der ikke er fysisk til stede i rummet, til at facilitere mødet. Det vil automatisk skabe mere opmærksomhed mod skærmen og flytte dynamikken i mødet væk fra mødelokalet.
  5. Start derude: Overvej at starte dit møde med check-ins hos dem, der sidder ”derude”, frem for til sidst. Det flytter balancen i mødet og skaber en højere grad af følelse af inklusion for deltagerne derude. Generelt flyder samtalerne lidt mindre i denne type møder, hvorfor du som facilitator bør skabe tydelighed om talerækken og spillereglerne for deltagelse i mødet.
  6. Lav tydelige opsamlinger og næste skridt: I denne type møder er det ekstra vigtigt at være tydelig om fremdrift, beslutninger og efterfølgende handlinger. Du bør derfor både forberede, hvordan du vil gøre det, og være meget tydelig i opstarten, undervejs og i afrundingen om, hvordan du vil køre mødet samt visualisere og gentage beslutninger og fremdrift løbende.