Article

Mere effekt = Mere velfærd

Kan vi øge effekten af de initiativer, som vi sætter i gang for at forbedre velfærdssamfundet?

Author

Forskningen viser store potentialer for at øge effekten af initiativer og projekter, men det kræver, at vi ændrer vores tilgang til at gennemføre projekter. Der er brug for et laboratorium, hvor projektledere og -ejere kan teste deres løsninger.

Vi ved fra forskningen, at vi kan få langt mere værdi ud af vores projekter. Generelt indfrier kun ca. en tredjedel af projekter deres reelle potentiale – det gælder også initiativer og indsatser, som skal hjælpe velfærdssamfundet. I Implement vil vi gerne være med til at øge effekten af disse initiativer og indsatser, så de får større effekt og skaber mere velfærd.

Vi har gennem de sidste to år arbejdet på at udvikle en ny forskningsbaseret metodologi til at gennemføre projekter. Vi kalder den Half Double, da den har vist sig at kunne hjælpe med at gennemføre projekter med dobbelt effekt på den halve tid. Half Double er udviklet i samarbejde med Industriens Fond og Aarhus Universitet.

Aarhus Universitet har stået for den forskning, der har fulgt de over 20 Half Double-pilotprojekter, som vi har gennemført sammen med større danske industrivirksomheder. I gennemsnit har projekterne nedbragt leveringstiden med 40% og øget effekten til det dobbelte, når vi sammenligner med lignende projekter fra de selvsamme virksomheder.

Vi tror, at der er et stort potentiale for at øge velfærden ved at bruge Half Double-metodologien i initiativer og projekter i den offentlige sektor. Men vi ved også, at chancen for at få succes med Half Double i offentlige initiativer og dermed skabe mere effektfuld velfærd afhænger af, at vi forankrer, ejer, leder og øger effekten af vores projekter i fællesskab. Vi vil kalde fællesskabet velfærdslaboratoriet – et aktivt sparrende netværk mellem den offentlige sektor og Implement.

Velkommen til projektsamfundet

Arbejdsmarkedet udvikler sig, og den arbejdskategori, som har oplevet størst vækst gennem de sidste 50 år, er såkaldt ”vidensarbejde”, hvor hovedvægten af arbejdsopgaver består af projekter.

Offentlige organisationer og store globalt orienterede virksomheder arbejder primært med udvikling gennem projektarbejde. I dag genererer projekter 22% af verdens BNP, og ifølge fremskrivninger kan vi allerede i 2020 forvente at 40% af den vestlige verdens BNP vil være øremærket projekter – et tal, vi kun kan forvente vil stige. Vi kan derfor betragte virksomheder og organisationer som en slags projektindustri i et større omkringliggende projektsamfund. Her er udvikling blevet en primær ydelse, og projekter er blevet den primært producerende enhed.

Vi ser dog nogle udfordringer i projektsamfundet. Mens produktionsvirksomheder over de sidste 30 år har oplevet store landvindinger, når det kommer til at skabe effekt, så har projektverdenen ikke oplevet samme fremgang i effekt. Mange organisationer kæmper med at tilpasse deres måde at arbejde med strategi og ledelse til den nye virkelighed.

Stort velfærdspotentiale for projekter i den offentlige sektor

I 2017 gennemførte vi en undersøgelse blandt 2.000 ledere i den offentlige sektor. Her sagde ca. halvdelen af de adspurgte ledere, at de ikke mente, at effektueringen af ledelsesbeslutninger førte til initiativer med tilstrækkelig værdi. Franken m.fl. (2009) viser, at mere end 70% af alle strategier ikke opnår de ønskede mål. Og da ledelsesbeslutninger ofte er strategiske udspil, er der med andre ord et stort velfærdspotentiale i at sikre en væsentlig forbedring her.

Når en organisation skal implementere ledelsens strategiske udspil, sker det som oftest via projekter. Her konkluderer Standish Group i et studie fra 1985-2015, at blot 30% af alle projekter kan karakteriseres som succesfulde. Det vil sige, at projekter i blot 30% af tilfældene indfrier de forventninger, som centrale interessenter har haft til projektet. Vi befinder os altså grundlæggende i et projektsamfund med lav produktivitet og et meget stort forbedringspotentiale. Og den offentlige sektor er ingen undtagelse.

Half Double: Projekter med øget effekt på kortere tid

Vi er overbeviste om, at der skal ske en radikal forandring af vores tilgang til projektledelse, hvis vi skal øge effekten af projekter. Mange studier har vist, hvad der skal til, men endnu har ingen studier sat elementerne sammen på den rigtige måde. Det ville vi gerne forsøge i Half Double-metodologien. Vores idé er simpel og handler grundlæggende om, at vi fokuserer på tre kerneelementer: Effekt, Fremdrift og Lederskab.

  • Effekt (Impact): Vi nedtoner fokus på leverancer og fremmer fokus på effekt.
  • Fremdrift (Flow): Vi nedtoner fokus på ressourceoptimering og fremmer fokus på projektets fremdrift.
  • Lederskab (Leadership): Vi nedtoner formalisme og styring af systemer og fremmer ledelsen af mennesker som aktive medspillere.

Overvældende forskningsresultater fra den private sektor

Half Double er en testet metodologi. Vi har arbejdet sammen med et dedikeret forskerteam på Aarhus Universitet, der har sammenlignet Half Double-projekter med referenceprojekter i vores pilotorganisationer. Her blev et Half Double-projekt i en organisation sammenlignet med tre referenceprojekter i samme organisation. Forskningsresultaterne viser, at Half Double-metodologien har haft en særdeles positiv indvirkning på 7 ud af 9 projekter.

Half Double er indtil videre blevet testet hos virksomheder som bl.a. Novo Nordisk, Grundfos og SAS – virksomheder af sammenlignelig størrelse og kompleksitet som offentlige organisationer. Vi tror derfor på, at de meget positive forskningsresultater kan overføres til velfærdsområdet. Desuden møder vi ofte de samme udfordringer i arbejdet med offentlige organisationer, som vi møder i større danske virksomheder.

De udfordringer, vi møder hos organisationer, har Half Double – under ledelse af stærke og engagerede medarbejdere – vist sig at være i stand til at løse:

  • Forandringspres: Omverdenen er i konstant forandring, hvilket skaber et pres på organisationerne i form af krav om hurtig omstilling og indsatstilpasning til konstant nye vilkår og forudsætninger. Dette resulterer ofte i, at organisationerne har en meget omfattende projektportefølje uden egentlig retning.
  • Ledelsesfokus: Ledelsen formår ikke at balancere det at drifte og samtidig forandre på grund af kortsigtede og ensidige krav til resultater.
  • Ressourcer: Eksisterende ressourcer er tyndt spredt ud og er allerede allokeret, hvilket gør det vanskeligt at frigive ressourcer til implementering af strategiske forandringer.

Vi har bl.a. gjort følgende i samarbejde med de organisationer, vi har hjulpet:

  • Vi har opdelt strategiske projekter i mindre sekvenser og loops, hvor organisationerne har kunnet afprøve deres antagelser i praksis og dermed løbende har kunnet understøtte den nødvendige læring.
  • Vi har sat få strategisk vigtige projekter i gang, så kampen om de samme knappe ressourcer i form af penge og nøglemedarbejdere blev mindre.
  • Vi har valgt en aktiv projektejer (topleder), der aktivt og personligt gik ind i projektet. Vedkommende var naturligvis formand for projektets styregruppe og var dagligt til stede i projektlokalet, som vedkommende for øvrigt placerede fysisk tæt på sig selv for at signalere projektets vigtighed til hele organisationen.

Alt i alt ser vi rigtig mange gode grunde til, at Half Double-metodologien vil kunne fungere og skabe lige så overbevisende resultater på velfærdsområdet.

Vores drøm er et mere dagsordensættende, innovativt og modigt velfærdssamfund

Vi har en ambition om, at Half Double skal leve uden for Implement, hvor organisationer fremover selv skal kunne bruge Half Doubles lettilgængelige principper og metodik til at sikre værdien af de initiativer, de sætter i gang.

Half Double er primært blevet afprøvet i større produktionsvirksomheder med fokus på optimering af værdikæder. Rent teoretisk forventer vi dog, at metodologien vil egne sig endnu bedre på velfærdsområdet med sine forandringsprægede projekter end til de mere klassiske leveranceprojekter. Metodologien rummer dog fortsat et betydeligt udviklingspotentiale – og her vil vores netværk velfærdslaboratoriet for offentlige projektejere og projektledere i høj grad kunne være med til at teste og afdække metodologiens anvendelse på velfærdsområdet.

Det nye netværk skal være understøttende for projektejere og projektledere og sikre den rette sparring fra erfarne Half Double-projektledere fra Implement og andre Half Double-praktikere fra andre offentlige organisationer.

Vi håber, at velfærdslaboratoriet som netværk kan være med til at udrulle Half Double succesfuldt til den offentlige sektor og skabe mere velfærd til alle. Det er en rejse, hvor vi sammen skal arbejde på at accelerere værdien af projekter på velfærdsområdet og skabe offentlige organisationer, som er mere åbne, flade, frie, dagsordensættende, innovative og modige!

Vi drømmer om, at Half Double på sigt giver den offentlige sektor et fælles sprog og værktøjer til at sikre en større understøttelse af igangsatte initiativer og vil være medvirkende til, at organisationerne bliver mere katalyserende for indsatser på velfærdsområdet.

Noter

Franken, A., Edwards, C. and Lambert, R. (2009). Executing strategic change: Understanding the critical management elements that lead to success. California Management Review 51: 49-73.