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Myth #3

5-mal “Warum?” zu fragen, ist eine einfache Technik: Fragen Sie einfach weiter “Warum?” und Sie werden irgendwann zur Ursache gelangen

Erschienen

April 2020

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Jesse Okpu

Author

Johan Harder

Als Konzept ist das 5-Why in der Tat leicht zu erklären. Daher fangen die meisten auch schnell mit der Verwendung dieses Konzept in der Praxis an. Aber genau hier geschieht oftmals der Fehler. Nur, weil es leicht zu erklären ist, bedeutet dies im Umkehrschluss nicht, dass es auch einfach anzuwenden ist.

Der Architekt des Toyota-Produktionssystems, Taiichi Ohno, beschrieb die 5-Why-Methode als "Grundlage des wissenschaftlichen Ansatzes von Toyota… Indem fünfmal „Warum?“ gefragt wird, erlangt man Klarheit über die Art sowie die Lösung des Problems".

Tatsächlich ist das Konzept der 5-Why eine scheinbar unkomplizierte Methode. Dass die 5-Whys eine einfach anzuwendende Technik sind, dem würden wir hingegen widersprechen. Denn nur, indem Sie immer weiter nach dem Warum fragen, hat dies nicht automatisch zur Folge, dass Sie zur Ursache des Problems gelangen. Oder zumindest nicht zur “richtigen“ Ursache. Das war auf jeden Fall unsere, ziemlich schmerzhafte Erfahrung.

Um herauszufinden, wann und wie die 5-Why anzuwenden sind, sollten die Anwendungsgrenzen dieser Methodik bekannt sein. Einige davon sind recht klar, während andere nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind.

Lassen Sie uns mit den offensichtlichen Anwendungsgrenzen beginnen:

  1. Der Wissensstand des Anwenders. Die Methodik hat keinen großen Wert, sofern sich die Grundursache außerhalb des aktuellen Wissensstands des Anwenders befindet. Anders gesagt: Sie müssen die richtigen Leute fragen, um die richtigen Antworten zu erhalten. Dies ist zwar offensichtlich, dennoch sind die Personen, die direkt mit dem Thema oder der täglichen Arbeit vertraut sind, meist nicht Teil der Analyseteams.
  2. Erfahrung des Moderators. Ist der Moderator im Umgang mit der Technik nicht erfahren, werden oft nicht die richtigen Fragen gestellt. Kann der Moderator beispielsweise nicht klar zwischen den Symptomen und Ursachen eines Problems unterscheiden, so kommt es dazu, dass sich die Befragung auf das Auftreten eins Symptoms konzentriert. Dies ist nicht zielführend, da den tatsächlichen Ursachen nicht auf den Grund gegangen wird. Letztlich verhindert dies ein nachhaltiges Beheben des Problems. Infolgedessen kann die Analyse nur im Kreise verlaufen.
  3. Die Möglichkeit mehrerer Ursachen. Die Anwender konzentrieren sich meist darauf, eine einzige Ursache für das Problem zu finden. In der Realität haben Probleme jedoch häufig mehrere Ursachen. Raten Sie einmal, was passiert, wenn Sie nur eine der Ursachen lösen? Richtig, das Problem tritt weiterhin auf.
  4. Unterschiedliche Sichtweisen. Letztlich können Anwender aufgrund verschiedener Perspektiven völlig unterschiedliche Ursachen für ein und dasselbe Problem identifizieren.

Dies waren einige der offensichtlicheren Anwendungsgrenzen der 5-Why-Methodik. Normalerweise werden diese mit häufigerem Anwenden ersichtlich. So war es bei uns der Fall.

Es gibt jedoch auch weniger offensichtliche Grenzen, denen Anwender häufig zum Opfer fallen.

  1. Bestätigungsfehler. Wie auch viele andere qualitative Analysemethoden bleiben auch die 5-Why nicht vor Voreingenommenheit verschont. Bei der Durchführung von Analysen neigen Menschen von Natur aus dazu, Informationen zu suchen, zu bevorzugen und so zu interpretieren, dass ihre bereits bestehende Überzeugungen oder Hypothesen bestätigt werden. Dies wird als Bestätigungsfehler bezeichnet. Üblicherweise sind diese bereits bestehenden Überzeugungen nur selten richtig. Das Risiko ist besonders hoch, wenn die Technik in einem Change-Projekt verwendet wird, in dem unterschiedliche Agenden oder Perspektiven existieren. Die Ergebnisse nach Möglichkeit mit Daten darzulegen, stellt dabei den besten Weg zur Minimierung des Risikos dar.
  2. Beobachtung vs. Schlussfolgerung. Eine weitere Grenze oder Gefahr besteht darin, die 5-Why-Analyse zu einer schlussfolgernden Übung zu machen. Häufig wird diese zudem in einem Schulungsraum und somit weit entfernt vom “Ort des Geschehens“ durchgeführt. Die 5-Why-Methodik wurde unter Berücksichtigung der “Go and See“-Philosophie Toyotas entwickelt. In dieser Philosophie stellen Beobachtungen die Fakten der Analyse dar. Wird die Methodik in einem Schulungsraum angewandt, kann dies zur Folge haben, dass die Technik auf Schlussfolgerungen anstatt auf Beobachtungen beruht. Des Weiteren erfolgt in diesem Fall eine Trennung zwischen dem Anwender und der Umgebung des eigentlichen Prozesses (der Aktion). Somit verliert die Übung wesentlich an Genauigkeit.
  3. Fakt vs. Annahme. Die letzte der weniger offensichtlichen Anwendungsgrenzen besteht darin, dass die 5-Why-Methode nur für ein tatsächlich aufgetretenes Problem verwendet werden kann und sollte. Vorzugsweise sollte dieses Problem auf reinen Fakten basieren. Oft haben wir erlebt, dass Menschen die Methodik der 5-Why als eine Technik vorschlagen, um eine Hypothese aufzustellen. Die Methodik soll so einen Grund, warum ein Problem aufgetreten sein könnte oder warum es auch in der Zukunft auftreten kann, liefern. Nie werden wir es vergessen, dass diese Technik im Rahmen eines Workshops angewandt wurde, um zu verstehen, warum eine Person zu spät zu einem Termin kam. Das widerspricht der beabsichtigten Verwendung dieses Werkzeugs entschieden, da es nicht zur Verwendung bei Annahmen gedacht ist.

Dies waren einige der wesentlichen Anwendungsgrenzen der 5-Why-Methode, die offensichtliche und weniger offensichtliche Grenzen beschreiben, denen wir häufig zum Opfer fallen.

Bestätigt dies nun den Mythos, dass 5-Why eine einfache Methode zur Ursachenanalyse ist? Vielleicht, vielleicht aber auch nicht. Wir müssen uns jedoch eingestehen, dass wir uns gewünscht hätten, uns dieser Einschränkungen bewusst zu sein, bevor wir mit dem Anwenden der Technik begonnen haben.