DIGIT-projektetStrategisk afklaringsforløb baseret på projektmetoden Half Double

Hvilke perspektiver og muligheder er der for i fællesskab at udvikle og anskaffe sig et nyt fælles fagsystem for social-, sundheds- og omsorgsområdet? Det ønskede 12 sjællandske kommuner at afklare i samarbejde med Implement.

12 sjællandske kommuner ville gerne afklare mulighederne for og perspektiverne i at indgå i en fælles udvikling og anskaffelse af et nyt fælles fagsystem for social-, sundheds- og omsorgsområdet. De gik derfor sammen i projektet DIGIT, og sammen med Implement gennemførte de et intenst projektforløb for at definere formålet med og omfanget af samarbejdet samt de strategiske rammer for den videre proces, herunder rammerne for business case, udbuds- og anskaffelsesstrategi, gevinstrealiseringsstrategi og implementeringsstrategi mv.

Udfordringen: Mange interessenter i ét fælles projekt

De 12 kommuner i DIGIT benyttede forskellige omsorgssystemer, og hver kommune administrerede egne aftaler, egen udvikling og implementering. Kommunerne kunne se muligheder og perspektiver i et samarbejde for at samle indkøbskraften og på længere sigt øge gevinstrealiseringen.

Kommunerne gennemførte idéfasen med hjælp fra Implement med et stort fokus på at udarbejde tilstrækkelige analyser (få, men vigtige) til at beslutte, om projektet skulle fortsætte i en analysefase. Samtidig afprøvede de også en ny projektmetode, Half Double, til at fremme innovationskulturen i DIGIT.

Half Double-mindsettet som afsæt for at designe projekttilgangen

Half Double er en ny måde at arbejde med projekter. Projektmetoden understøtter bedre samarbejde på tværs af funktioner, hurtigere udvikling af nye produkter, processer eller services, og samtidig kan organisationer få mere værdi ud af de mange ressourcer, som de investerer i projekter, ved at anvende Half Double.

Half Double-mindsettet går væk fra det traditionelle fokus på ressourcer og leverancer og vender sig mod et absolut fokus på tre parametre:

• Effekt
• Fremdrift
• Lederskab

Derudover fokuserer Half Double på lokal tilpasning. Det er en afvisning af one-size-fits-all-tankegangen, og i stedet involverer Half Double en tosidet tilpasning, hvor det individuelle projekt tilpasses Half Double-mindsettet, og derefter skræddersyes Half Double-metodologien til organisationen og projektets egen kultur, systemer og strukturer.

1. Effekt

Half Double er en projektmetode, der grundlæggende handler om at skabe den dobbelte effekt på den halve tid. Derfor var en central del af arbejdet at drøfte projektets ønskede effekt. Med hjælp fra Implement udarbejdede DIGIT et effektkort samt følgende tre styrende underspørgsmål til idéfasen:

1. Hvordan sikrer vi, at medlemskommunerne kan se sig selv i et fælles projekt?
2. Hvordan etablerer vi et solidt beslutningsgrundlag, som belyser fordele og ulemper ved et fælles projekt uden at bruge flere ressourcer end absolut nødvendigt?
3. Hvordan får vi designet en effektiv analysefase og samtidig etableret et solidt styrings- og implementeringsgrundlag?

2. Fremdrift

Den anden del af Half Double handler om at sikre konstant fremdrift i projektet. DIGIT etablerede blandt andet en fast takt i projektet med faste møder og et fast allokeret team, som man også kender det fra den agile verden. Ligeledes sad projektdeltagerne sammen, samarbejdede og skabte gennem dette fællesskab et projektmiljø med fokus på, hvor beslutninger kunne tages med det samme.

Alt sammen blev understøttet af visuel planlægning, som fx en fælles projekttavle samt et fælles fokus på udfordringer og interessant læring, som projektdeltagerne havde observeret.

3. Lederskab

Den tredje og sidste del af Half Double-metoden handler om lederskab og om at sikre, at projektejeren og projektlederen udviser et aktivt og fleksibelt lederskab. Det er nødvendigt, for at der sker løbende justeringer af aktiviteter og leverancer, som er nødvendige for at opnå den maksimale effekt af projektet.

I DIGIT-projektet var det særligt det aktive lederskab og lederskab på tværs, der var i fokus på grund af det store interessentbillede, og Implement understøttede denne dialog via centrale workshops.

Hvor er DIGIT nu og lidt om, hvad vi lærte

De 12 kommuner i DIGIT har meget forskellige udgangspunkter for at deltage i projektet – både organisatorisk og it-mæssigt. Med Half Double som projektmetode, har Implement og kommunerne i samarbejde skabt et rum og et fælles sprog for projektet. Dette har skabt et stort engagement blandt fagcheferne på tværs, og det har øget både samarbejdet og dialogen mellem digitaliseringschefer, fagchefer og projektdeltagere.

DIGIT har besluttet at fortsætte projektet og er nu i gang med analysefasen, som havde start i februar 2019.

Beslutningsoplægget er p.t. i høring hos de 12 kommuner og omfatter blandt andet:

• Afklaring af nye fælles harmoniserede processer/nye forretningsgange i alle kommuner.
• Løsninger, der tager udgangspunkt i brugeren og borgeren.
• Enighed om fælles gevinster og en fælles business case.

Den forventede projektafslutning med realiseringsfasen er i 2024.