De danske universiteterEtablering af styringsgrundlag i tråd med statens it-projektmodel

De danske universiteter skal udskifte deres studieadministrative it-system og ville gerne overgå til, at alle følger statens it-projektmodel. Derfor skulle universiteterne udarbejde et styringsgrundlag for projekterne på de enkelte universiteter. Implement bistod med både fælles træning, analyser og metodeudvikling i arbejdet på de enkelte universiteter.

Udfordringen: Etablering af styringsgrundlag i en fælles tilgang

I de kommende år skal de danske universiteter udskifte deres studieadministrative system STADS. Derfor blev det nationale program Kopernikus etableret for at konkurrenceudsætte systemet og sikre et nyt fælles system til universiteterne. Det enkelte universitet står dog stadig selv for at forberede og implementere systemet.

Universiteterne besluttede derfor at lave et fælles forløb med en introduktion til statens it-projektmodel, samt hvad et styringsgrundlag skal omfatte. De etablerede en gruppe, som skulle sørge for en fælles tilgang og kompetenceopbygning og forberede styringsgrundlagene sammen, herunder hvilke metoder der kunne indgå i det analytiske arbejde med at udarbejde de forskellige dokumenter, bl.a. business case, implementeringsplan og målarkitektur.

Universiteterne bad Implement om at bistå med kompetenceudvikling og støtte til etablering af styringsgrundlagene via et fælles udviklingsforløb. Det skulle både skabe en fælles viden om, hvad et styringsgrundlag er, og samtidig etablere et grundlag for udarbejdelse af styringsgrundlagene på det enkelte universitet.

”Via det fælles forløb fik vi på tværs af universiteterne et fælles sprog omkring styringsgrundlaget, og det gav anledning til indholdsmæssige drøftelser. Det er meget givende for både egne projekters fremdrift og sikring af, at vi gjorde det rigtige første gang – og dermed undgik tilbageløb i arbejdet.”
Mette Brendstrup, programleder på Roskilde Universitet

Løsningen: Fælles forløb med alle universiteter – og mulighed for individuel sparring

Implement udviklede et kompetenceudviklingsforløb, som over en møderække introducerede både statens it-projektmodel og de dokumenter, som et styringsgrundlag skal omfatte. Herunder hvilke metoder der kan understøtte forskellige analysebehov i arbejdet med dokumenterne.

Den videre proces bestod af et forløb med seks spor, hvor det indledende spor gennemgik hele statens it-projektmodel, mens de resterende fem spor dykkede ned i det enkelte dokument, samt hvordan det kunne udarbejdes. Undervejs havde universiteterne mulighed for videndeling på tværs via særskilte møder, hvor universiteterne kunne præsentere hinanden for delresultater.

Succeskriteriet for arbejdet var dels læring om styringsgrundlagets dokumenter og refleksion over en overførsel til egne projekter, dels udvikling af idéer til, hvordan universiteterne i praksis kan arbejde med delanalyser mellem træningsdagene.

Implement gav individuel sparring og bistand til universiteternes egne forløb som supplering til træningsdagene. Det gav en fin iteration mellem teori og praksis for deltagerne og skabte fremdrift i arbejdet på universiteterne.