Scenarioplanering

Ett ramverk för att generera effekt i osäkra och volatila marknader

Vi ser trender så som globala förändringar i utbud och efterfrågan, högre volatilitet i efterfrågemönster och ett ökat fokus på kundcentricitet. I och med att världen förändras, och vi rör oss mot ett ”nytt normalläge”, behöver vi nya perspektiv på planering, hantering av värdekedjor, och risk. I figuren nedan har vi sammanfattat nyckeltrender som vi ser i globala värdekedjor.

Sälj- och verksamhetsplanering (S&OP) och riskhantering i värdekedjan (SCRM) har blivit allt viktigare för att skapa samsyn kring företags verksamheter. Dessa processer ger företag möjligheten att vara proaktiva och behålla sin kontroll över framtiden.

Vi upplever att prognostisering och planering blir allt svårare, i denna ”nya normala” värld, och att vi därför behöver nya arbetssätt för att:

• Förbättra dialog och beslutsfattande som sker under processen för sälj-och verksamhetsplanering
• Värdera och hantera risk

I osäkra miljöer där planering inte sker i ett stabilt läge kan en väl implementerad global process för sälj- och verksamhetsplanering, med scenarioplanering som en hörnsten, stödja målen att skapa en en robust och agil värdekedja, och samtidigt öka effektivitet och sänka kostnader.

Scenarioplanering

– Varför ska vi göra det?

Den ökande osäkerheten och volatiliteten i utbud och efterfrågan skapar utmanin-gar när det kommer till prognostisering. Beslutsfattandet blir svårare när planering inte kan göras i ett stabilt läge. Nya produkter, upphandlingar och höga tillväxttakter kombinerat med traditionell långtidsplanering skapar en hög nivå av osäkerhet som försvårar processen för prognostisering. Därför krävs ett annat angreppssätt som baserar sig på kvalificerade uppskattningar snarare än historiska data. Vi måste förstå vad som driver osäkerheten och rotorsakerna till riskerna för att lyckas definiera alla relevanta scenarion och de möjligheter att lösa problemen som uppstår i dem. Det övergripande målet är att bygga det bästa möjliga beslutsunderlaget för att stödja processen för sälj- och verksamhetsplanering, och än viktigare, företagsstrategin. En process för sälj- och verksamhetsplanering som inkluderar scenarioplanering bidrar till ett effektivt beslutsfattande kopplat till nya möjligheter, tillväxt, och stängande av gap. Den ger också pålitliga och högkvalitativa beslutsunderlag som bidrar till att stödja företagsledningens fokus på de strategiska målen.

– Vad är det?

Scenarioplanering är ett strukturerat tillvägagångssätt för att identifiera nyckelfaktorer, scenarion och möjliga resultat som låter dig ligga steget före kommande händelser, risker och möjligheter. Det ger dig också starka och pålitliga beslutsunderlag för att tackla och/eller utnyttja kommande händelser för att stödja företagets övergripande strategi. Här är det viktigt att notera att scenarioplanering inte enbart är ett verktyg för att hantera risker, utan även kan användas till att utvärdera framtida möjligheter för att säkra en lyckad effekthemtagning. Sammantaget är alltså scenarioplanering ett utmärkt verktyg för att stödja dialog och beslutsfattande vid sälj- och verksamhetsplaneringsmöten i en komplex och volatil miljö där tillväxt-marknader och långa ledtider från leverantörer fortsätter att öka i betydelse.

– Hur använder vi det?

När vi arbetar det scenarioplanering fokuserar vi på riskerna med stora konsekvenser, vilket innebär att händelser med mindre allvarliga konsekvenser inte måste hanteras från ett planeringsperspektiv – de bör istället vara en del av den naturliga osäkerheten och flexibiliteten i basfallet. Vi särskiljer riskhändelser från den strukturella sårbarheten och dess effekt på värdekedjan. För att kunna arbeta med scenarioplanering på ett strukturerat sätt har vi definierat fem steg som illustreras i figuren nedan.

– Vilka positiva effekter kan vi förvänta oss från detta?

Scenarioplanering ger ett antal positiva effekter: först och främst sätter det riskhantering i huvudfokus för beslutsprocessen. Det förbättrar kvalitén på prognostiseringen i en mycket osäker miljö. Det skiftar fokuset mot konse-kvenserna för företaget (kostnad, utnyttjandegrad, servicenivåer, ledtid). Slutligen öppnar det upp för diskussion kring möjligheter i stället för vinklade prognostiseringar.

Steg 1: Scenarioaktiveringar
Identifiera drivande faktorer för scenarion

Först måste vi förstå vilka faktorer som kan aktivera ett nytt scenario. Vi arbetar normalt sett med fyra typer av scenarion, som visas till höger.
Då påverkansfaktorerna har utvärderats, kan de länkas samman in i ett ramverk, ofta med 5–10 logiska grupperingar av faktorer.

Steg 2: Bästa fall / värsta fall
Generera scenarion

När vi har identifierat och förstått de drivande faktorerna för varje scenario så är nästa steg att identifiera och beskriva de olika scenariona. Det viktigaste här är att säkra att alla rimligt förutsägbara scenarion har inkluderats samt att undersöka och förstå om det finns kopplingar mellan dem. Målet är att ha 2–3 realistiska huvudscenarion med en tydlig sannolikhet och konsekvensanalys, men vi måste också ta hänsyn till föränd-ringshastigheten eller hastigheten med vilken vi måste ta ett beslut.

Steg 3: Identifiera möjliga val genom att tillämpa ”spelplansmetoden”
Beskriv möjliga val

Att göra en brainstormingsession är ofta den bästa vägen fram då potentiella val ska identifieras. Sessionen kan dock underlättas genom ett antal vägledande alternativ, som kan inkluderas i diskussionen efter den initiala brainstormingen.

Nästa steg är att utforma och beskriva det spektra av alternativa valmöjligheter som existerar för huvudscenariona. När valmöjligheterna har beskrivits så kan “spelplanen” utformas. Spelplanen är en kombination av scenarion och valmöjligheter med en tydlig koppling mellan scenariona. Om scenariona inte är sammankopplade kan du skapa en spelplan för varje scenariogrupp.

Nedan visas ett exempel på möjliga val som identifierats.

Steg 4: Risk- och konsekvensmatris
Utvärdera risk och konsekvens

När en lista med valmöjligheter har tagits fram så är nästa steg att identifiera positiva och negativa konsekvenser för varje föreslaget val. Denna utvärdering görs genom att skapa en matris som visar de tre mest kritiska scenariona på den översta raden och de tre bästa alternativen i den första kolumnen.

En gruppdiskussion som förtydligar positiva och negativa konsekvenser för varje scenario kan hjälpa alla att se riskerna och möjligheterna med ett specifikt val alternativt att avstå från ett beslut. Ekonomiavdelningen bör involveras för att utvärdera de finansiella konsekvenserna av valmöjligheterna. Nedan visas ett exempel på en risk- och konsekvensmatris.

Steg 5: Skapa ett beslutsunderlag

Det femte och sista steget är att utvärdera tidpunkt för beslutet baserat på en väldefinierad beslutshorisont för typiska valmöjligheter. Behöver vi ta ett beslut nu eller kan betrakta scenarioanalysen som en tidig varningsignal? Om vi måste agera för att hantera risken så är det nu dags att skapa ett beslutsunderlag per scenario för att stödja dialogen och beslutsfattningen vid sälj- och verksamhetsplaneringsmötet. Detta underlag bör, på en enkel sida, inkludera: The decision proposal (supported by an appendix containing further analysis).

• Beslutsunderlaget (understött av appendix med vidare analys)
• Fallstudie och riskanalys för varje val, på en översiktlig nivå
• Rekommendationer
• Plan för bevakning
• Förslag för risklindring
• Beredskapsplanering

Scenarioplanering låter företaget diskutera och utvärdera tidiga varningssignaler för en stor bredd av riskhändelser.

Utvärderade scenarion som har klassificerats som tidiga varningssignaler måste bevakas för att se hur de har utvecklats och mest troligt kommer att utvecklas i framtiden.

Fakta

“Black swan”-händelser definieras av Nassim Nicholas Taleb som händelser karaktäriserade av:

1. En oproportionerligt stor roll av högpro-filerade, svårbedömda och sällsynta händelser som ligger utanför normala förväntningar inom historia, vetenskap, finans och teknologi.
2. Oberäkneligheten av sannolikheten och konsekvensen av dessa händelser med vetenskapliga metoder (på grund av dess mycket låga sannolikheter).
3. Psykologiska vinklingar som förblindar människor, individuellt och kollektivt, mot den massiva påverkan som osannolika händelser haft på historien.

Hur scenarioplanering kan stödjas från ett applikations-perspektiv

I många stora organisationer är det en stor utmaning att verkställa en struktur-erad process för sälj- och verksamhets-planering och att implementera konsekvensbaserade beslut. Många avdelningar som alla bidrar med sin egen data och beräkningar är involverade, och att verkställa beslut blir ofta en invecklad serie av sammanlänkande åtgärder genom hela affärsområdet. För att tackla denna utmaning har SAP ett kraftfullt verktyg för sälj- och verksamhetsplanering, ”Integrated Business Planning”, baserat på S/4HANAs databasteknologi.

Fördelar med detta verktyg inkluderar:

1. Full flexibilitet i datamodellering, det vill säga att företaget tar beslut om datamodellen och vilken grunddata som krävs. Med denna flexibilitetsnivå är det möjligt att skapa en enhetlig uppsättning siffor och mått för att överbrygga gapet mellan företagets olika funktioner t.ex. planering, finans, marknadsföring, sälj, etc. Beräkningar av framtida prognoser, kapacitetsbegränsningar, och dess konsekvenser på omsättning, vinst och risk, kan samlas i ett system, medan indata samlas i ett annat system.
2. Processen för sälj- och verksamhetsplanering samt de underliggande processerna som prognostisering och kapacitetsberäkningar kan inkluderas via SAPs Jam-verktyg. Det kan då göras tillgängligt för alla medverkande, det vill säga att processerna för sälj- och verksamhetsplanering och scenarioplanering samt data för kvantifiering kan inkluderas i samma system.
3. Enkelt och användarvänligt gränssnitt via ett Excel-plugin och webbläsare med avskalade och flexibla analys-
   paneler.
4. S/4HANA-teknologin ger en överlägsen hastighet i datahantering och beräkningar, det vill säga, en sälj-och verksamhetsplaneringsanalys kan utföras på kort tid med enorma mängder data, vilket ger en korrekt grund för beslutsfattande oavsett tidpunkt.
5. Verktyget för integrerad affärsplanering till sälj- och verksamhetsplanering har funktionalitet för planering i olika versioner, scenarion i varje version, och ögonblicksbilder av data för jämförelse av resultat.

Använd scenarioplanering för att förstå anledningen bakom det strategiska syftet

Traditionella prognostiseringstekniker misslyckas ofta med att förutse betydande förändringar i miljön som företaget verkar i, speciellt i föränderliga situationer eller då informationen är begränsad. Som en konsekvens att detta kan stora utmaningar och möjligheter bli förbisedda vilket kan leda till att företagets resultat och strategi tar skada. Scenarioplanering stöder olika strategier, till exempel tillväxt eller förbättrad vinstmarginal, men det finns fler fördelar:

Inled en ärlig dialog om styrkor, svagheter, möjligheter och hot

• Uppmuntrar strategiska samtal bland nyckelintressenter i ledningen
• Harmoniserar strategiska planerings-aktiviteter över alla organisationsnivåer
• Styrker reaktionsförmågan mot växande utmaningar eller möjligheter
• Genererar, utvärderar och kommunicerar innovativa strategier
• Förändrar inställningen för att kunna gå bredare i jakten på valmöjligheter

Nyckelfaktorn i att implementera en framgångsrik process för scenarioplan-ering är att få en bred och meningsfull involvering av nyckelintressenter, att engagera en ärlig dialog om styrkor, svagheter, möjligheter och hot, samt att hitta en balans mellan trolighet och att sprida dessa tankar genom organisationen.