Har du bemærket den nye statslige it-projektmodel?

Den nye statslige it-projektmodel er online – og der er meget nyt. Forenkling har været det bærende element i hele arbejdet med den nye model. Forenklingen slår både igennem på selve modellen og dokumentationen samt på processen for risikovurdering.

At gøre noget enklere er ikke nødvendigvis nemt. Ministeriernes Projektkontor har meget erfaring fra risikovurderinger og har samlet ønsker og udfordringer fra myndighederne, inddraget It-rådets erfaringer, dygtige projektledere fra Vurderingskorpset til sparring og haft pilotprojekter til at afprøve betaversioner af de nye værktøjer. Der er således mange interesser og synspunkter, som er blevet tilgodeset.

Rammerne for opdateringen

Rammerne for arbejdet med den nye model har været helt klare:

• Enklere projektmodel
• Færre dokumenter
• Dokumenter skal være lettere at arbejde med
• Større fokus på gevinstrealisering
• Modellen skal kunne rumme agil udvikling
• Mere fokuseret risikostyring

Samlet set kan man sige, at it-projektmodellen skal rumme mere og samtidig være nemmere at arbejde med for myndighederne.

Den forenklede it-projektmodel

For selve it-projektmodellen betyder forenklingen, at der ikke længere er noget, der hedder en anskaffelsesfase, som vist i figuren:

Det betyder, at myndighederne har fleksibilitet til at tilrettelægge deres anskaffelse i gennemførelsesfasen, som det er mest hensigtsmæssigt i det givne projekt. En anden ændring er, at det øgede fokus på gevinstrealisering i modellen vises ved, at realiseringen af projektets gevinster allerede starter i gennemførelsesfasen og fortsætter i realiseringsfasen efter projektets afslutning.

Risikovurderingen ændrer form

For de store statslige it-projekter, der skal risikovurderes, ændres processen omkring risikovurderingen.

Selve risikovurderingen skal fremover foregå senest tre måneder inde i analysefasen, hvilket betyder, at formen også ændres. Som oftest er projekterne ikke langt i analysefasen på dette tidspunkt og skal derfor heller ikke indsende så meget information som tidligere. Til gengæld kan projekterne både få glæde af It-rådets anbefalinger i forhold til at få et bedre og mere fokuseret forløb i analysefasen samt til tilrettelæggelsen af gennemførelsesfasen.

De projekter, som skal risikovurderes, får fortsat deres baseline ved afslutningen af analysefasen, nu på grundlag af deres business case-grundlag. Som noget nyt kan denne baseline opdateres efter indgåelse af leverandørkontrakt.

Der vil fremover være en differentieret opfølgning på statens store it-projekter.

De mindre risikofyldte projekter skal efter risikovurderingen blot indsende business case-grundlaget ved afslutningen af analysefasen, der så bliver deres baseline, som statusrapporteringen sker i forhold til.

De største og mest risikofyldte projekter vil Statens it-råd derimod følge i et udvidet rådgivningsforløb, som aftales nærmere med projekterne.

Det gennemgående projektgrundlag

En væsentlig nyhed og forenkling er det nye projektgrundlag, som afløser fire af de tidligere dokumenter: projektkommissorium, projektgrundlag, PID og projektevaluering. Det nye projektgrundlag er projektets væsentligste styringsgrundlag fra idéfasen til evalueringen af projektet.

Dokumentet udfyldes løbende igennem projektets livscyklus, således at kun de indledende afsnit skal udfyldes i idéfasen. Afsnittene, der hører til analysefasen, er markeret, så det fremgår, hvad der forventes udfyldt på tidspunktet for risikovurderingen for større projekter. Tanken er, at alle afsnit løbende kan opdateres, efterhånden som viden om projektet øges, og usikkerheder mindskes. Det kan fx være relevant at opdatere tidligere afsnit, hvis der indgås kontrakt med en leverandør. Ellers anvendes dokumentet videre i gennemførelsesfasen og endelig til evaluering af projektet.

Udover selve strukturen er der gjort meget med form og layout for at øge brugervenligheden. Der er fx en ny cool feature med pop-up-hjælpetekster i stedet for de gamle røde kursivafsnit, der skulle slettes i hvert eneste afsnit, men alt det fortjener at blive oplevet fremfor beskrevet.

Projektgrundlaget er helt afgjort en forenkling, som er lettere at arbejde med.

De øvrige obligatoriske dokumenter

Der er også sket meget med de øvrige obligatoriske dokumenter.

Først og fremmest er der kommet et business case-grundlag, som opsummerer projektets investeringsrationale og forudsætninger samt indeholder en gevinstrealiseringsplan. Selve Excel-arket hedder nu business case-modellen og er inkluderet i business case-grundlaget. Det er det samlede dokument med disse tre elementer, der ligger til grund for projektets baseline for større projekter.

De øvrige obligatoriske styringsdokumenter er: en forenklet risikolog, risikotjeklisten samt en opdateret styregruppeaftale.

Samlet set er der således færre obligatoriske dokumenter.

Helt nye vejledninger

Vejledning i Statens it-projektmodel har fået mere karakter af en projekthåndbog, der støtter i anvendelse af modellen, hvor vejledning i udfyldelsen af de enkelte dokumenter ligger i dokumenterne.
Den overordnede vejledning suppleres af syv temavejledninger, hvoraf de tre er helt nye. Business case, risikostyring og interessenthåndtering er alle blevet opdaterede, mens vejledning i gevinstrealisering, agil metode og projektorganisationens roller og ansvar er de nye.

Der er sket meget mere, end det er muligt at gå ind i her. Fra Implements side følger vi op med business case, gevinstrealisering og agil metode, som alle vil blive nærmere belyst i artikler i løbet af oktober.