Professionel projektadfærd

Professionel projektadfærd giver effekt på bundlinjen (in Danish)

En undersøgelse af danske organisationers udviklingsevne

Hvad er årsagen til, at ”high performers” er excellente til at skabe effekt af deres udviklingsinitiativer? Denne artikel giver inspiration til, hvordan danske organisationer fremadrettet kan lykkes succesfuldt med deres udviklingsindsatser.

Professionel projektadfærd giver effekt på bundlinjen

Implement Consulting Group har gennemført en undersøgelse af danske organisationers udviklingsevne. Undersøgelsen giver et klart billede af, hvordan højt performende organisationer lykkes med at have en succesfuld praksis omkring deres udviklingsinitiativer.

Nedenstående er et uddrag af aftiklen. Ovenfor kan du downloade artiklen i sin helhed.

Undersøgelsen i hovedtræk

High performers har en klar strategisk retning, følger op på deres projekters effekt, lukker de projekter, der ikke skaber værdi, og skaber sammenhæng mellem organisationens strategiske mål og projekternes mål. High performers tager ansvar og træffer rettidige beslutninger på de centrale styringsparametre. Det står i 2013-undersøgelsen helt tydeligt, at en klar strategisk retning er et vigtigt grundlag for high performance og resultatskabelse.

Dernæst har high performerne en tydelig kobling mellem strategiske målepunkter og projekternes målepunkter – og der følges hyppigt op. Topledelsens opbakning er vigtig for at nå dertil, og 60 % af high performers har repræsentanter fra topledelsen med i porteføljeprioriteringen – et parameter, der dog er faldet fra 90% i 2011-undersøgelsen. De er skarpe på deres kriterier for udvælgelse og prioritering af projekter og benytter sig af økonomiske, forretningsmæssige/ strategiske og regulatoriske faktorer til at udvælge projekter. De mødes jævnligt i ressourceallokeringsfora, og 68 % af high performers oplever, at ressourcerne allokeres de rigtige steder i forhold til de strategiske prioriteter.

Endeligt består high performers’ succesopskrift for excellent projekteksekvering af at give et reelt mandat til projektlederen og understøtte rettidige styregruppebeslutninger. Organisationer skal have klassiske projektledelsesdyder på plads, såsom fælles projektledelsesmodeller og standardiserede værktøjer, men det er i højere grad anvendelsen af disse, der er afgørende for effektfuld projekteksekvering. Tiden skal primært anvendes på at skabe fælles sprog og bruge projektkompetencerne i praksis.

Endelig har vi i 2013 kunnet tilføje en ny gruppe af high performers til undersøgelsen, der alle i ”meget høj grad” realiserer den ønskede forretningsværdi af deres projekter. Vi kalder dem ”xtra high performers”. De lykkes i særskilt høj grad på deres projektperformance, hvilket skyldes, at deres praksis omkring udviklingsinitiativerne er forbilledlig. De gør sig ekstra umage med at følge op på forretningseffekten af deres projekter og udmærker sig ved at overperforme på alle projektpraksisparametrene sammenlignet med de øvrige respondenter. Xtra high performers viser os, kort fortalt, vejen til, hvordan forbilledlig professionel projektadfærd kan give effekt på bundlinjen.

Et rammeværktøj for professionelle projektorganisationer

At lykkes med sine udviklingsinitiativer handler grundlæggende om at komme effektfuldt i mål med de rigtige projekter på den rigtige måde. Det lyder simpelt, men opskriften er ikke enkel. Det kræver først og fremmest, at organisationen er gearet til at håndtere projekter, eller sagt på en anden måde, at organisationens udviklingsmuskel er i topform. Implement Consulting Group har udviklet et rammeværktøj for, hvordan organisationers udviklingsmuskel trimmes og rustes til at skabe succesfulde udviklingsinitiativer. Det er med udgangspunkt i dette rammeværktøj, at Implement har gennemført undersøgelsen om danske organisationers udviklingsevne for at identificere, hvad de bedst performende organisationer gør for at lykkes med deres udviklingsinitiativer.

Rammeværktøjet tager udgangspunkt i, at der er en tydelig kobling mellem strategi og portefølje, og som er i overensstemmelse med projekternes eksekvering. I projekteksekveringen er det vigtigt at skabe en direkte kobling til den ønskede effekt, også kaldet performance. Performance betyder i dette tilfælde realisering af værdi for kunder, medarbejdere eller brugere af organisationens services eller produkter.

Implement har siden 2011 benyttet rammeværktøjet i samarbejde med tre store internationale virksomheder og en offentlig organisation til at benchmarke deres projektpraksis op imod high performernes projektpraksis. Resultatet af dette har været en validering af rammeværktøjet, og har givet kunderne mulighed for at dykke ned i præcis de praksisændringer, der vil understøtte større forretningseffekt af deres projekter.

Jesper Krøyer Lind
Jesper Krøyer Lind
+45 3085 8002
Alexander Strange, Implement Consulting Group
Alexander Strange
+45 3085 8011

Implementering af strategien via projekter

I denne minirapport vil vi sætte fokus på, hvordan high performers lykkes, og dermed adskiller sig fra low performers, inden for rammeværktøjets parametre: strategi, portefølje, projekter og performance. Der vil således løbende igennem minirapporten refereres til det overordnede rammeværktøj, jf. nedenstående figur.

Implementering af strategien via projekter

Projekt organisationer

En klar strategisk retning understøtter resultatskabelse

Undersøgelsen viser, at en klar strategisk retning har betydning for organisationens evne til at skabe resultater. Der ses et markant fald på ca. 30 % i low performers resultatskabelse og evne til at have en klar strategisk retning fra 2011 til 2013. High performerne skiller sig derfor markant ud i 2013 med en klar strategisk retning, der understøtter organisationens resultater som helhed – formentlig muliggjort af evnen til at realisere den ønskede værdi og gevinster af projekterne.

Hos xtra high performerne, valideres dette billede, i og med at der er korrelation imellem udbredelsen af en klar strategisk retning på 89 %, organisatoriske resultater på 78 % og evnen til i ”meget høj grad” at realisere den ønskede værdi og gevinster af projekterne.

Det fremgår tydeligt af undersøgelsen, at succesfulde projektorganisationer gennemfører projekter med konstant fokus på projektets ønskede effekt. Det er derfor essentielt, at porteføljeledelsen formår at inddrage denne faktor i deres arbejde, og at det gøres klart, hvem i organisationen der har ansvaret for at følge op på projekternes fremdrift og værdiskabelse. De skal løbende sætte spørgsmålstegn ved, om projektet fortsat skaber værdi. I forlængelse heraf opstår en helt ny problemstilling, da det kan være svært at lukke et projekt, selvom det ikke skaber værdi. Det kan fx være, at projektet er en ”hjertesag” for projektejeren, eller at der allerede er investeret mange ressourcer i projektet, der gør det vanskeligt at tage beslutningen om at lukke projektet.

Klare roller og fælles sprog er fundamentet for højt performende organisationer

For at geare organisationen til at arbejde professionelt med projekter og sikre, at der er kobling mellem dem og strategien, er det nødvendigt at ”etablere en projektorganisation” – også kaldet project governance-fundamentet. Kort fortalt skaber project governance- rammerne for at definere, hvem der bestemmer hvad. Under dette hører også formuleringen og udbredelsen af grundlæggende regler, roller og vilkår for arbejdet med udviklingsinitiativerne på projekt-organisationens forskellige niveauer.

En vigtig ingrediens i etableringen af projektorganisationen er, at denne organiseres med et klart mandat fra topledelsen. Opbakning fra topledelsens side er afgørende, men undersøgelsen viser, at der hos highperformerne er sket et klart fald i topledelsens involvering i prioriteringsindsatsen. En årsag til dette drastiske fald kunne relateres til, at der igennem de sidste par år er blevet skarpere konkurrence om topledelsens opmærksomhed, og at dette derfor har påvirket den tid, der allokeres til prioritering. Som resultat af dette fald, kan vi også se en forringelse af udbredelsen af klare roller og ansvar. Her har xtra high performers, på trods af mindre involvering i prioritering fra topledelsens side, formået at blive bedre til at definere roller og ansvar.

Dette kan også kobles til, at højt performende organisationer i højere grad har et fælles sprog omkring projekt- og porteføljeledelse. Det fælles sprog er grundlaget for, at organisationen kan arbejde mere effektivt med projekterne, da det fælles sprog bidrager til at afstemme forventninger, reducere kompleksitet og skabe fremdrift.

Excellent projekteksekvering kræver mandat og beslutningsdygtighed

Strategi- og porteføljeledelse afgør, hvilke udviklingsinitiativer ledelsen vælger at putte ind i projekteksekveringsmaskinen. Excellent projekteksekvering er ikke enkelt, men det er tydeligt, at klassiske projektdyder gør en forskel. Til excellent projekteksekvering hører bl.a. ”udbredelsen af en projektledelsesmodel” (jf. figuren ovenfor, der definerer rammerne for projektgennemførelse. Formuleringen af en projektledelsesmodel favner over faser for projektarbejder, der alle afsluttes med et ”go eller no go” beslutningsmøde for projektets videre livsforløb.

Disse beslutningsmøder (også kaldet ”gates”) har en stærk kobling til roller, beføjelser og ansvar, der er defineret i project governance-fundamentet. Til hver gate hører der også et veldefineret og fælles beslutningsgrundlag, fx et projektaftaledokument. Inden for projekteksekvering viser begge undersøgelser fra 2011 og 2013, at afgørende parametre for at opnå effekt med en organisations udviklingsinitiativer er ”stjerner på skulderen” og ”beslutningsdygtighed”. Projektlederen skal tildeles et reelt mandat til at gennemføre  projekterne inden for aftalte rammer for at skabe succes. Det gør hele 73 % af high performers, og det skaber dermed fundamentet for klare roller og ansvar gennem hele projektorganisationen.

Samtidig har disse high performers beslutningsdygtige styregrupper, der formår at stå ved deres ansvar og tage beslutninger tidligt i projektforløbet. Dette skaber fremdrift i projekterne og sikrer, at der i højere grad leveres til aftalt tid, da de ikke forsinkes af langtrukne beslutningsprocesser. Undersøgelsen fra 2013 viser et betydeligt fald i low performende projektorganisationers evne til at give ansvar til projektlederen samt at få styregruppen til at træffe afgørende beslutninger tidligt i projektet.

Fra intention til virkelighed – eksekveringskraft baseret på feedback

Når der i Implement rammeværktøjet står ”eksekvér og mål på effekt” (jf. figur 1), refereres der til organisationers evne til at skride til handling og få strategiske intentioner til at ske i virkeligheden. Det er her, hvor de bedste adskiller sig markant ved at skabe høj værdi for deres kunder, brugere og medarbejdere gennem deres udviklingsinitiativer.

Værdien afspejles i deres evne til at styre projekterne mod effekt, at skabe momentum blandt de udførende kræfter og bruge organisationens energi konstruktivt. Alt dette for at justere og tilpasse sig en dynamisk virkelighed, hvor vi hele tiden bliver klogere, som tiden og arbejdet på udviklingsinitiativerne skrider fremad. Dette skal ses som modstykke til organisationer, der bruger energien på at placere skyld for fejl, eller som stædigt holder fast i en valgt retning på trods af, at virkeligheden har ændret sig.

High performers er dygtige til at realisere den ønskede værdi og gevinster for kunderne (interne som eksterne). Det gør de specifikt ved at sammenholde et billede af fremdriften i porteføljens projekter med løbende opfølgning på forretningseffekt og forretningsværdi på de igangværende projekter. Det handler om at finde tid til at evaluere og justere planen til virkeligheden og opsamle erfaringer og bruge dem fremadrettet. Halvdelen af high performerne samler systematisk erfaringer og læring op fra gennemførte projekter.

Det handler om at skabe en projektkultur, der vil dele erfaringer og ser vigtigheden i at følge op på effekt. Ved både at skabe et klart billede af projekternes fremdrift i kombination med kontinuert at følge op på effekten af projektindsatsen og erfaringsdeling, skabes en succesfuld projektkultur og forbilledlig adfærd, der i sidste ende understøtter organisationens evne til at skabe effekt af udviklingsinitiativerne.

Dette er et uddrag af aftiklen. Du kan downloade artiklen i sin helhed øverst på siden.